Vị trí công tác: Thực tập sinh – Phòng Hành chính

Phòng ban: Tổ chức Hành chính

Địa điểm : Trụ sở văn phòng công ty – 172 Ngọc Khánh, Giảng Võ, Hà Nội

Báo cáo: 

Tóm tắt vị trí

Hỗ trợ Phòng Hành chính trong công tác tổ chức sự kiện nội bộ (YEP 2026, Tết Nguyên Đán, Hội nghị tổng kết, các hoạt động nội bộ khác...) và các công việc hành chính văn phòng hằng ngày, góp phần đảm bảo hoạt động của Công ty vận hành thông suốt; đồng thời học hỏi, rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ trong môi trường doanh nghiệp hàng không.

Trách nhiệm và nhiệm vụ

2.1. Công tác sự kiện (≈ 45%)

- Hỗ trợ xây dựng kế hoạch, dự toán và kịch bản cho các sự kiện nội bộ.

- Liên hệ, thu thập báo giá và theo dõi nhà cung cấp (địa điểm, trang trí, quà tặng, âm thanh - ánh sáng, truyền thông...) theo hướng dẫn của cán bộ phụ trách.

- Lập danh sách tham dự, gửi thông báo/thư mời, tổng hợp đăng ký và theo dõi xác nhận tham gia.

- Chuẩn bị tài liệu, vật dụng, quà tặng; hỗ trợ bố trí, đón tiếp và điều phối trực tiếp tại sự kiện.

- Tổng hợp hình ảnh, nội dung, số liệu sau sự kiện; hỗ trợ lập báo cáo tổng kết, hồ sơ thanh quyết toán.

2.2. Công tác hành chính chung (≈ 40%)

- Hỗ trợ soạn thảo, định dạng, in ấn và lưu trữ văn bản hành chính (công văn, thông báo, tờ trình, báo cáo, biên bản...) theo thể thức của Công ty.

- Tiếp nhận, phân loại, theo dõi và lưu trữ công văn, hồ sơ, tài liệu đến/đi; cập nhật sổ theo dõi.

- Hỗ trợ theo dõi văn phòng phẩm, trang thiết bị, tài sản và công việc quản lý văn phòng; phối hợp liên hệ các đơn vị cung cấp dịch vụ.

- Hỗ trợ theo dõi hồ sơ đề nghị thanh toán, tạm ứng, quyết toán; nhập liệu và cập nhật các bảng theo dõi (Excel).

- Hỗ trợ đón tiếp khách, chuẩn bị phòng họp, đặt lịch họp, ghi biên bản họp khi được phân công; hỗ trợ thủ tục công tác (đặt vé, lưu trú, hồ sơ chuyến công tác) và công tác hành chính liên quan đến Đoàn Tiếp viên khi cần.

2.3. Công việc khác (≈ 15%)

- Tham gia hỗ trợ các dự án, chương trình của Phòng Hành chính theo sự phân công.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do quản lý trực tiếp hoặc Lãnh đạo Ban phân công.

Phẩm chất cá nhân

• Năng lực cốt lõi (mức yêu cầu: cơ bản):

- Tinh thần trách nhiệm, trung thực, cẩn thận.

- Làm việc nhóm và phối hợp với các bộ phận.

- Chủ động học hỏi, tiếp thu hướng dẫn.

Năng lực chuyên môn (mức yêu cầu: cơ bản):

- Giao tiếp và kỹ năng viết, soạn thảo văn bản.

- Lập kế hoạch, tổ chức công việc; xử lý nhiều việc cùng lúc, chịu được áp lực khi chuẩn bị sự kiện.

- Tin học văn phòng và quản lý hồ sơ, dữ liệu.

Trình độ và kinh nghiệm

- Trình độ: Sinh viên năm cuối hoặc mới tốt nghiệp đại học/cao đẳng.

- Chuyên ngành: Hàng không, Quản trị kinh doanh, Quản trị nhân lực, Truyền thông, Du lịch - Khách sạn, Tổ chức sự kiện hoặc ngành liên quan.

- Chứng chỉ bắt buộc theo pháp luật/ngành: Không.

- Kinh nghiệm tối thiểu: Không yêu cầu; ưu tiên ứng viên đã tham gia tổ chức sự kiện, câu lạc bộ, hoạt động Đoàn - Hội tại trường.

- Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp và đọc hiểu cơ bản.

- Tin học: Thành thạo Word, Excel, PowerPoint; ưu tiên có kỹ năng thiết kế cơ bản (Canva), xử lý hình ảnh, video đơn giản.