Vị trí công tác: Trưởng Bộ phận Phát triển Tổ chức

Head of Organization Development (OD)

 Phòng ban: Ban Tổ chức Hành chính

Organization & Administration Department

Địa điểm : Trụ sở chính Vietravel Airlines – Tp Hà Nội

Vietravel Airlines Head Office – Hanoi City

Báo cáo: Giám đốc Nhân sự (CHRO) / Trưởng Ban Tổ chức Hành chính

Chief Human Resources Officer (CHRO) / Head of Organization & Administration Department

Tóm tắt vị trí

Trưởng Bộ phận Phát triển Tổ chức chịu trách nhiệm thiết kế, chuẩn hoá và duy trì nền tảng tổ chức của Vietravel Airlines nhằm bảo đảm cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, mô tả công việc, khung năng lực và hệ thống quản lý hiệu quả công việc (KPI) luôn thống nhất, cập nhật và phục vụ trực tiếp cho chiến lược kinh doanh, kế hoạch mở rộng đội tàu bay và yêu cầu của cơ quan quản lý hàng không.

The Head of Organization Development is responsible for designing, standardizing and maintaining the organizational foundation of Vietravel Airlines, ensuring that the organization structure, functional charters, job descriptions, competency framework and performance management (KPI) system are consistent, up to date and directly support the business strategy, fleet expansion plan and aviation regulatory requirements.

Vị trí này là đầu mối kết nối ba trụ cột: Quản lý tổ chức – Quản lý năng lực – Quản lý hiệu quả công việc, cung cấp dữ liệu và công cụ làm căn cứ cho tuyển dụng, đào tạo, đãi ngộ, kế nhiệm và các quyết định tổ chức của Ban Lãnh đạo.

The role is the integration point of three pillars – Organization Management, Competency Management and Performance Management – providing the data and tools that underpin recruitment, training, reward, succession and organizational decisions of the Executive Board.

Trách nhiệm và nhiệm vụ

1. Quản lý tổ chức (Sơ đồ tổ chức – Chức năng nhiệm vụ – Bảng mô tả công việc)
2. Organization Management (Org Chart – Functional Charter – Job Descriptions)

• Xây dựng, rà soát và cập nhật Sơ đồ tổ chức (SĐTC) toàn Công ty và từng khối/ban/phòng theo chiến lược kinh doanh, kế hoạch mở rộng đội tàu bay và yêu cầu về cơ cấu Post holder theo quy định của Cục Hàng không Việt Nam (CAAV).

Develop, review and update the company-wide and divisional/departmental Organization Charts in line with business strategy, fleet expansion plan and the Post-holder structure required by the Civil Aviation Authority of Vietnam (CAAV).

• Chủ trì xây dựng, chuẩn hoá và ban hành Quy định chức năng nhiệm vụ (CNNV) của các đơn vị; bảo đảm không chồng chéo, không bỏ sót chức năng và có ma trận phân định trách nhiệm (RACI) rõ ràng giữa các đơn vị.

Lead the development, standardization and issuance of Functional Charters for all units; ensure no overlap or gap in functions and a clear responsibility matrix (RACI) among units.

• Thiết lập hệ thống Bảng mô tả công việc (MTCV) theo biểu mẫu kiểm soát JD/OF 9001; phối hợp với Trưởng đơn vị viết, thẩm định và cập nhật MTCV cho 100% vị trí; quản lý mã vị trí, cấp bậc (job grade) và kiến trúc chức danh (job architecture) thống nhất toàn Công ty.

Establish the Job Description system under controlled form JD/OF 9001; work with unit heads to write, validate and update JDs for 100% of positions; maintain a unified position coding, job-grade and job-architecture system across the company.

• Tham mưu cho Giám đốc Nhân sự và Ban Tổng Giám đốc về các phương án tái cấu trúc, thành lập/sáp nhập/giải thể đơn vị, điều chỉnh phân cấp quản lý và tầng nấc báo cáo (span of control, layers).

Advise the CHRO and the Board of Management on restructuring options, establishment/merger/dissolution of units, and adjustments to management delegation, span of control and reporting layers.

• Phối hợp với Bộ phận C&B xây dựng định biên nhân sự hàng năm theo SĐTC được duyệt; theo dõi tỷ lệ lấp đầy định biên, cảnh báo thừa/thiếu và đề xuất điều chỉnh.

Coordinate with C&B on the annual headcount plan based on the approved org chart; monitor headcount fill rate, flag surplus/shortage and propose adjustments.

• Quản lý phiên bản, ban hành và lưu trữ toàn bộ tài liệu tổ chức (SĐTC, CNNV, MTCV, quyết định tổ chức) theo hệ thống quản lý tài liệu và sẵn sàng phục vụ kiểm tra của CAAV, IOSA và kiểm toán nội bộ.

Control versions, issuance and archiving of all organizational documents (org charts, functional charters, JDs, organizational decisions) under the document management system, audit-ready for CAAV, IOSA and internal audit.

1. Quản lý năng lực (Khung năng lực)
2. Competency Management (Competency Framework)

• Thiết kế và ban hành Khung năng lực toàn Công ty gồm: năng lực cốt lõi (core), năng lực lãnh đạo/quản lý (leadership) và năng lực chuyên môn (functional/technical) cho từng nhóm chức danh, với thang mức độ thành thạo và chỉ báo hành vi rõ ràng.

Design and issue the company-wide Competency Framework, covering core, leadership/managerial and functional/technical competencies for each job family, with clearly defined proficiency levels and behavioral indicators.

• Xây dựng Từ điển năng lực và ma trận năng lực – vị trí (competency–position matrix); xác định mức yêu cầu cho từng vị trí trên cơ sở MTCV và yêu cầu chuyên môn ngành hàng không (khai thác bay, kỹ thuật, dịch vụ mặt đất, khối hỗ trợ).

Build the Competency Dictionary and the competency–position matrix; define required levels for each position based on the JD and aviation-specific requirements (flight operations, engineering, ground services, support functions).

• Tổ chức đánh giá năng lực định kỳ (tự đánh giá, cấp quản lý đánh giá, hội đồng đánh giá); tổng hợp khoảng cách năng lực (competency gap) theo cá nhân, đơn vị và toàn Công ty.

Organize periodic competency assessments (self, manager and panel assessment); consolidate competency gaps at individual, unit and company level.

• Chuyển kết quả đánh giá năng lực thành đầu vào cho kế hoạch đào tạo năm (70-20-10), lộ trình phát triển nghề nghiệp (career path) và quy hoạch kế nhiệm; phối hợp với Bộ phận Đào tạo và HRBP triển khai.

Translate competency assessment results into inputs for the annual training plan (70-20-10), career paths and succession planning; implement in coordination with Training and HRBP.

• Xây dựng tiêu chí năng lực phục vụ tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động và xét nâng bậc; đề xuất công cụ đánh giá (phỏng vấn theo năng lực, bài kiểm tra, assessment center) phù hợp với từng nhóm vị trí.

Define competency criteria for recruitment, appointment, transfer and grade promotion; recommend suitable assessment tools (competency-based interview, tests, assessment center) for each job group.

• Định kỳ rà soát, cập nhật Khung năng lực theo thay đổi chiến lược, công nghệ, quy định hàng không và phản hồi từ các đơn vị.

Periodically review and update the Competency Framework to reflect changes in strategy, technology, aviation regulations and feedback from business units.

1. Quản lý hiệu quả công việc (Xây dựng và đánh giá KPI)
2. Performance Management (KPI Design and Evaluation)

• Xây dựng và ban hành Quy chế quản lý hiệu quả công việc của Công ty: chu kỳ đánh giá, cấu trúc điểm (KPI × trọng số + Năng lực × trọng số), thang xếp loại, quy trình hiệu chỉnh (calibration) và cơ chế phản hồi/khiếu nại.

Develop and issue the company Performance Management Policy: review cycle, scoring structure (KPI × weight + Competency × weight), rating scale, calibration process and feedback/appeal mechanism.

• Chủ trì phân bổ mục tiêu từ chiến lược Công ty xuống khối/ban/phòng và cá nhân (KPI cascading); xây dựng thư viện KPI theo chức năng bao gồm các chỉ số an toàn, đúng giờ (OTP), chất lượng dịch vụ, chi phí và nhân sự.

Lead the cascading of company strategic objectives to divisions/departments and individuals; build a functional KPI library covering safety, on-time performance (OTP), service quality, cost and people metrics.

• Hướng dẫn và thẩm định bộ KPI, trọng số và mục tiêu của các đơn vị bảo đảm nguyên tắc SMART, phù hợp với CNNV và MTCV, tránh trùng lặp hoặc xung đột mục tiêu giữa các đơn vị.

Guide and validate the KPI sets, weights and targets of all units, ensuring SMART principles, alignment with functional charters and JDs, and avoidance of duplicated or conflicting objectives.

• Tổ chức đánh giá hiệu quả công việc định kỳ (giữa năm, cuối năm): thu thập kết quả, kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu, tổ chức phiên hiệu chỉnh (calibration) liên đơn vị và trình Hội đồng đánh giá phê duyệt kết quả xếp loại.

Run periodic performance reviews (mid-year, year-end): collect results, verify data validity, facilitate cross-unit calibration sessions and submit final ratings to the Review Committee for approval.

• Phân tích kết quả đánh giá (phân phối xếp loại, tương quan với năng lực, thâm niên, đơn vị) và cung cấp dữ liệu làm căn cứ cho C&B (tăng lương, thưởng, hệ số hiệu quả), quy hoạch nhân tài (ma trận 9-box) và các quyết định bổ nhiệm, điều động.

Analyze review results (rating distribution, correlation with competency, tenure, unit) and provide data as the basis for C&B decisions (salary increase, bonus, performance factor), talent review (9-box grid) and appointment/transfer decisions.

• Đào tạo, huấn luyện cấp quản lý về thiết lập mục tiêu, phản hồi hiệu quả công việc và đối thoại phát triển; đo lường mức độ tuân thủ và chất lượng đánh giá của từng đơn vị.

Train and coach managers on goal setting, performance feedback and development conversations; measure compliance and review quality of each unit.

• Xây dựng và duy trì hệ thống báo cáo, dashboard về tổ chức – năng lực – hiệu quả công việc; đề xuất số hoá quy trình OD trên hệ thống HRIS.

Build and maintain reporting and dashboards on organization, competency and performance; propose digitalization of OD processes on the HRIS.

1. Quản lý bộ phận và các nhiệm vụ khác
2. Team Management and Other Duties

• Lập kế hoạch công tác năm, phân công, hướng dẫn và đánh giá nhân viên Bộ phận Phát triển Tổ chức; đề xuất và quản lý ngân sách các dự án OD (tư vấn, công cụ đánh giá, phần mềm) trong hạn mức được phê duyệt.

Prepare the annual work plan, assign, coach and evaluate OD staff; propose and manage the budget of OD projects (consulting, assessment tools, software) within the approved limits.

• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Giám đốc Nhân sự phù hợp với chức năng của Bộ phận.

Perform other duties assigned by the CHRO within the scope of the OD function.

Phạm vi trách nhiệm và chỉ số đo lường chính

Scope of Accountability and Key Measures

• Quyết định chịu trách nhiệm: nội dung SĐTC, CNNV, MTCV, Khung năng lực, thư viện KPI và kết quả hiệu chỉnh trình duyệt; tiêu chuẩn và phương pháp đánh giá năng lực, hiệu quả công việc.

Decisions accountable for: content of org charts, functional charters, JDs, competency framework, KPI library and calibrated results submitted for approval; competency and performance assessment standards and methods.

• Chỉ số đo lường: 100% vị trí có MTCV và mức năng lực yêu cầu; SĐTC/CNNV cập nhật trong 30 ngày kể từ khi có quyết định tổ chức; hoàn thành chu kỳ KPI đúng hạn; tỷ lệ đơn vị hoàn thành đánh giá năng lực; không có phát hiện (finding) về tổ chức trong kiểm tra CAAV/IOSA.

Key measures: 100% of positions with JDs and required competency levels; org charts/charters updated within 30 days of any organizational decision; KPI cycle completed on schedule; percentage of units completing competency assessment; zero organizational findings in CAAV/IOSA audits.

• Trách nhiệm tài chính (gián tiếp): ngân sách dự án OD hàng năm được phê duyệt; dữ liệu định biên và xếp loại thành tích là căn cứ cho quỹ lương, quỹ thưởng của Công ty.

Financial accountability (indirect): the approved annual OD project budget; headcount and performance-rating data serving as the basis for the company payroll and bonus funds.

Phẩm chất cá nhân

• Tư duy hệ thống và cấu trúc; nhìn được mối liên hệ giữa chiến lược – tổ chức – con người.

Systems and structured thinking; able to see the links between strategy, organization and people.

• Chính trực, khách quan và bảo mật khi xử lý dữ liệu tổ chức và kết quả đánh giá.

Integrity, objectivity and confidentiality in handling organizational data and assessment results.

• Khả năng gây ảnh hưởng và thuyết phục cấp quản lý; giữ vững lập trường chuyên môn trên cơ sở dữ liệu.

Ability to influence and persuade management; maintains professional positions based on data.

• Tỉ mỉ, chuẩn xác trong tài liệu nhưng linh hoạt trong cách tiếp cận; chịu được áp lực theo chu kỳ đánh giá và mở rộng tổ chức.

Meticulous and accurate in documentation yet flexible in approach; resilient under review-cycle and organizational-growth pressure.

• Tinh thần hợp tác, phục vụ nội bộ và định hướng cải tiến liên tục.

Collaborative, internal-customer oriented and committed to continuous improvement.

Trình độ và kinh nghiệm

• Trình độ và kinh nghiệm

Qualifications and Experience

• Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Quản trị nhân lực, Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Tâm lý tổ chức hoặc tương đương; ưu tiên Thạc sĩ hoặc chứng chỉ chuyên môn nhân sự (SHRM, CIPD, HRCI).

Bachelor’s degree or higher in Human Resource Management, Business Administration, Economics, Organizational Psychology or equivalent; Master’s degree or HR professional certification (SHRM, CIPD, HRCI) preferred.

• Tối thiểu 07 năm kinh nghiệm nhân sự, trong đó ít nhất 03 năm phụ trách mảng Phát triển tổ chức / Quản lý hiệu quả công việc / Quản lý năng lực ở cấp quản lý tại doanh nghiệp quy mô từ 500 nhân sự trở lên; ưu tiên kinh nghiệm ngành hàng không, vận tải hoặc dịch vụ có yêu cầu tuân thủ cao.

Minimum 07 years of HR experience, including at least 03 years in a managerial role in Organization Development / Performance Management / Competency Management in organizations of 500+ employees; aviation, transport or highly regulated service industry experience preferred.

• Đã trực tiếp xây dựng và triển khai ít nhất một trong các hệ thống: khung năng lực, hệ thống KPI/OKR, kiến trúc chức danh và cấp bậc, hoặc dự án tái cấu trúc tổ chức.

Hands-on experience in building and rolling out at least one of: competency framework, KPI/OKR system, job architecture and grading, or an organizational restructuring project.

Kiến thức

Knowledge

• Phương pháp thiết kế tổ chức, phân tích công việc, đánh giá giá trị công việc (job evaluation) và xây dựng MTCV theo chuẩn.

Organization design methods, job analysis, job evaluation and standard JD development.

• Mô hình năng lực và công cụ đánh giá; hệ thống quản lý hiệu quả công việc (BSC, KPI, OKR), phương pháp hiệu chỉnh và phân phối xếp loại.

Competency models and assessment tools; performance management systems (BSC, KPI, OKR), calibration and rating distribution methods.

• Bộ luật Lao động, các quy định về tổ chức bộ máy, chức danh, bổ nhiệm; hiểu biết cơ bản về Bộ quy chế An toàn hàng không (VAR), cơ cấu