Vị trí công tác: Chuyên viên Hành chính – Thủ tục xuất nhập cảnh và Giấy phép lao động cho người nước ngoài

Administrative Officer – Immigration, Visa and Work Permit

 Phòng ban: Phòng Hành chính – Ban Tổ chức Hành chính

Administration Division – Organization & Administration Department

Địa điểm : Trụ sở chính Vietravel Airlines – HAN  (công tác tại TP.HCM, Đà Nẵng và các sân bay căn cứ khi có yêu cầu)

Vietravel Airlines Head Office – Ha Noi  (business trips to HCM, Da Nang and base airports as required)

Báo cáo: Trưởng Phòng Hành chính

Head of Administration Division

Tuyến báo cáo chuyên môn (dotted line): Giám đốc Ban TCHC đối với các vấn đề tuân thủ pháp luật lao động nước ngoài.

Functional (dotted line) reporting: CHRO on foreign labour compliance matters.

Số nhân viên dưới quyền: Không có (vị trí chuyên môn cá nhân).

Direct reports: None (individual contributor role).

Tóm tắt vị trí

Chuyên viên Hành chính – Thủ tục xuất nhập cảnh và Giấy phép lao động chịu trách nhiệm thực hiện trọn vòng đời các thủ tục pháp lý để người nước ngoài được làm việc hợp pháp tại Vietravel Airlines – bao gồm phi công, tiếp viên, chuyên gia kỹ thuật, huấn luyện viên và cán bộ quản lý – từ báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động, giấy phép lao động (hoặc xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động), công văn nhập cảnh, thị thực, thẻ tạm trú, khai báo tạm trú cho đến gia hạn, cấp lại và thu hồi khi chấm dứt hợp đồng.

The Administrative Officer – Immigration, Visa and Work Permit is responsible for the end-to-end legal formalities that allow foreign nationals to work lawfully at Vietravel Airlines – including pilots, cabin crew, technical experts, instructors and managers – covering the labour demand explanation report, work permit (or confirmation of work-permit exemption), entry approval letter, visa, temporary residence card and residence declaration, through to extension, re-issuance and revocation upon termination.

Vị trí đồng thời là đầu mối thu xếp hộ chiếu, thị thực, thẻ ABTC và các thủ tục xuất cảnh cho người lao động Việt Nam của Công ty đi công tác, huấn luyện ở nước ngoài.

The role is also the focal point for arranging passports, visas, APEC Business Travel Cards and exit formalities for Vietnamese employees travelling abroad on business or training assignments.

Mục tiêu cốt lõi: 100% người nước ngoài có đầy đủ giấy tờ hợp lệ trước ngày bắt đầu làm việc, bay hoặc huấn luyện; không để xảy ra tình trạng làm việc khi chưa có giấy phép lao động, quá hạn tạm trú, gián đoạn lịch khai thác hoặc bị xử phạt vi phạm hành chính.

Core objective: 100% of foreign personnel hold valid documents before their first working, flying or training day; zero cases of working without a work permit, overstay, disruption to the flight schedule or administrative sanctions.

Trách nhiệm và nhiệm vụ

1. 1. Giấy phép lao động và xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động
   2. Work Permits and Work-Permit Exemption Confirmations
   • Tổng hợp nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài hằng năm và đột xuất theo định biên đã được phê duyệt; lập hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động đã tích hợp báo cáo giải trình nhu cầu trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 07/8/2025, thay thế Nghị định 152/2020/NĐ-CP và 70/2023/NĐ-CP).

   Consolidate the annual and ad-hoc demand for foreign employees against the approved headcount; prepare the work permit application with the integrated labour demand explanation report for submission to the Provincial People’s Committee under Decree 219/2025/ND-CP (effective 07 Aug 2025, replacing Decrees 152/2020/ND-CP and 70/2023/ND-CP).

   • Thu thập và thẩm định tính hợp lệ của hồ sơ: hộ chiếu, văn bằng, giấy phép/chứng chỉ chuyên môn, giấy xác nhận kinh nghiệm, phiếu lý lịch tư pháp trong nước và nước ngoài, giấy khám sức khoẻ; tổ chức dịch thuật công chứng và hợp pháp hoá lãnh sự đúng quy định.

   Collect and verify the validity of documents: passport, degrees, professional licences/certificates, experience confirmations, Vietnamese and overseas criminal record certificates, and health certificates; arrange notarised translation and consular legalisation in accordance with regulations.

   • Nộp hồ sơ trực tuyến/trực tiếp, theo dõi thời hạn xử lý 10 ngày làm việc, giải trình bổ sung khi cơ quan quản lý yêu cầu, nhận và bàn giao kết quả; xác định đúng vị trí công việc (nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật) cho từng chức danh của Công ty.

   Submit applications online or in person, track the 10-working-day processing time, respond to authorities’ requests for clarification, and receive and hand over results; correctly classify each position (manager, executive director, expert, technical worker) for every company job title.

   • Khởi tạo hồ sơ gia hạn giấy phép lao động (chỉ được gia hạn một lần, thời hạn không quá 02 năm) trước ngày hết hạn tối thiểu 45 ngày; lập kế hoạch cấp mới cho các trường hợp đã hết quyền gia hạn.

   Initiate work permit extension files (extension is allowed once only, for a maximum of 02 years) at least 45 days before expiry; plan new issuance for cases where the extension right has been used.

   • Thực hiện thủ tục cấp lại khi thay đổi hộ chiếu, họ tên, quốc tịch, địa điểm làm việc hoặc hư hỏng, mất giấy phép; thực hiện thông báo trước ít nhất 03 ngày làm việc đối với các trường hợp thuộc diện miễn giấy phép lao động và trường hợp làm việc tại nhiều tỉnh, thành phố.

   Process re-issuance upon change of passport, name, nationality or workplace, or when the permit is damaged or lost; issue notifications at least 03 working days in advance for work-permit-exempt cases and for assignments covering multiple provinces.

   • Thực hiện thủ tục thu hồi và nộp trả giấy phép lao động khi người lao động nước ngoài chấm dứt hợp đồng, nghỉ việc trước hạn hoặc bị chấm dứt giấy phép; lập và gửi báo cáo định kỳ về tình hình sử dụng người lao động nước ngoài đúng biểu mẫu và thời hạn quy định.

   Carry out revocation and return of work permits upon termination, early resignation or permit cancellation; prepare and submit periodic reports on the use of foreign employees using the prescribed forms and deadlines.

   1. Thị thực, thẻ tạm trú và đăng ký cư trú cho người nước ngoài
   2. Visas, Temporary Residence Cards and Residence Registration for Foreign Nationals
   • Duy trì tư cách pháp lý bảo lãnh của Công ty: đăng ký mẫu dấu, chữ ký người có thẩm quyền và hồ sơ pháp nhân tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh – Bộ Công an; cập nhật khi có thay đổi người đại diện.

   Maintain the company’s sponsorship status: register the company seal, authorised signatures and corporate records with the Immigration Department – Ministry of Public Security; update upon any change of legal representative.

   • Lập hồ sơ xin công văn nhập cảnh (duyệt nhân sự), cấp thị thực đúng ký hiệu theo mục đích nhập cảnh (LĐ1, LĐ2, DN, TT cho thân nhân), gia hạn tạm trú, chuyển đổi mục đích cư trú và cấp thị thực điện tử khi phù hợp.

   Prepare applications for entry approval letters, visas under the correct symbol for the purpose of entry (LD1, LD2, DN, TT for dependants), temporary stay extension, change of residence purpose and e-visas where appropriate.

   • Lập hồ sơ cấp, cấp lại thẻ tạm trú cho người lao động nước ngoài và thân nhân; bảo đảm thời hạn thẻ tạm trú phù hợp với thời hạn giấy phép lao động và hộ chiếu; khởi tạo hồ sơ gia hạn trước hạn tối thiểu 30 – 45 ngày.

   Prepare issuance and re-issuance of temporary residence cards for foreign employees and their dependants; ensure card validity is consistent with the work permit and passport validity; initiate renewal at least 30 – 45 days before expiry.

   • Thực hiện khai báo tạm trú cho người nước ngoài qua cổng thông tin điện tử hoặc cơ quan công an nơi cư trú trong thời hạn quy định; phối hợp với khách sạn, đơn vị cho thuê nhà và bộ phận thu xếp chỗ ở của Công ty để bảo đảm khai báo đầy đủ, đúng hạn.

   Perform temporary residence declaration for foreign nationals via the online portal or the local police within the statutory deadline; coordinate with hotels, landlords and the company’s accommodation function to ensure complete and timely declaration.

   • Theo dõi, cập nhật và áp dụng kịp thời các thay đổi của pháp luật xuất nhập cảnh, trong đó có Luật số 118/2025/QH15 về nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam có hiệu lực từ ngày 01/7/2026; đề xuất điều chỉnh quy trình và biểu mẫu nội bộ tương ứng.

   Monitor, update and promptly apply changes in immigration legislation, including Law No. 118/2025/QH15 on entry, exit, transit and residence of foreigners in Vietnam effective from 01 July 2026; propose corresponding adjustments to internal processes and forms.

   • Xử lý các tình huống phát sinh: nhập cảnh gấp, mất hộ chiếu, thị thực bị từ chối, quá hạn tạm trú, thay đổi hộ chiếu trong thời gian thẻ tạm trú còn hiệu lực; đề xuất phương án khắc phục và báo cáo cấp trên ngay trong ngày phát hiện.

   Handle exceptions: urgent entry, lost passports, visa refusals, overstays and passport replacement while the residence card remains valid; propose remedies and report to the line manager on the day the issue is identified.

   1. Thủ tục đặc thù cho phi công, tiếp viên và chuyên gia nước ngoài của ngành hàng không
   2. Aviation-Specific Formalities for Foreign Pilots, Cabin Crew and Technical Experts
   • Phối hợp với Khối Khai thác bay, Đoàn tiếp viên, Ban Kỹ thuật và Ban An toàn – Chất lượng – An ninh để nắm kế hoạch gia nhập (join date), lịch huấn luyện chuyển loại, bay kiểm tra và ngày dự kiến khai thác thương mại của từng phi công, tiếp viên nước ngoài, từ đó lập tiến độ ngược cho toàn bộ thủ tục pháp lý.

   Coordinate with Flight Operations, the Cabin Crew Division, Engineering and the Safety – Quality – Security Department to obtain each foreign pilot’s and cabin crew member’s join date, type-rating training schedule, check flights and expected line-operation date, and build a backward schedule for all legal formalities.

   • Chuẩn bị và theo dõi hồ sơ liên quan đến Cục Hàng không Việt Nam (CAAV): công nhận hoặc chuyển đổi giấy phép nhân viên hàng không nước ngoài, năng định, giấy chứng nhận sức khoẻ, đánh giá trình độ tiếng Anh hàng không, theo phân công và phối hợp với bộ phận chuyên môn phụ trách.

   Prepare and track CAAV-related files: validation or conversion of foreign aviation personnel licences, ratings, medical certificates and aviation English proficiency assessments, as assigned and in coordination with the responsible technical functions.

   • Lập hồ sơ đề nghị cấp thẻ, giấy phép kiểm soát an ninh hàng không (dài hạn, ngắn hạn) cho nhân sự nước ngoài tại các cảng hàng không căn cứ; theo dõi hiệu lực và tổ chức cấp lại đúng hạn.

   Prepare applications for aviation security control cards and permits (long-term and short-term) for foreign personnel at base airports; monitor validity and arrange timely re-issuance.

   • Duy trì bảng kiểm soát hiệu lực chéo giữa hộ chiếu – thị thực – thẻ tạm trú – giấy phép lao động – giấy phép nhân viên hàng không – giấy chứng nhận sức khoẻ – thẻ an ninh hàng không; cảnh báo sớm cho Trưởng phòng Hành chính và đơn vị sử dụng khi có bất kỳ giấy tờ nào sắp hết hiệu lực.

   Maintain a cross-validity control sheet covering passport, visa, temporary residence card, work permit, aviation personnel licence, medical certificate and airport security card; provide early warning to the Head of Administration and the user department whenever any document is approaching expiry.

   • Hỗ trợ thủ tục xuất nhập cảnh cho tổ bay nước ngoài khi thực hiện nhiệm vụ bay quốc tế (giấy tờ tổ bay, danh sách tổ bay, phối hợp đại diện hãng tại sân bay); phối hợp xử lý các yêu cầu của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh tại cửa khẩu.

   Support immigration formalities for foreign crew members operating international flights (crew documents, crew lists, coordination with the airline’s airport representatives); coordinate responses to border immigration authorities’ requests.

   1. Hộ chiếu, thị thực và thủ tục cho người lao động đi công tác nước ngoài
   2. Passports, Visas and Formalities for Employees Travelling Abroad
   • Tiếp nhận kế hoạch, quyết định cử đi công tác, huấn luyện nước ngoài đã được phê duyệt; tư vấn cho người lao động và đơn vị về loại thị thực phù hợp, thời gian xử lý, chi phí, tỷ lệ rủi ro bị từ chối và phương án dự phòng.

   Receive approved overseas business trip and training assignment plans and decisions; advise employees and departments on the appropriate visa type, processing time, cost, refusal risk and contingency options.

   • Hướng dẫn và hỗ trợ thủ tục cấp mới, cấp lại, gia hạn hộ chiếu phổ thông (và hộ chiếu công vụ trong trường hợp được phép) theo Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam.

   Guide and support the issuance, re-issuance and renewal of ordinary passports (and official passports where applicable) under the Law on Exit and Entry of Vietnamese Citizens.

   • Chuẩn bị bộ hồ sơ xin thị thực: thư mời, quyết định cử đi công tác, xác nhận công tác và thu nhập, chứng minh tài chính, lịch trình, đặt phòng, vé máy bay, bảo hiểm du lịch; đặt lịch hẹn, hướng dẫn lấy dấu vân tay, phỏng vấn và theo dõi kết quả tại Đại sứ quán, Lãnh sự quán hoặc trung tâm tiếp nhận hồ sơ.

   Prepare visa application packages: invitation letters, assignment decisions, employment and income confirmations, financial evidence, itineraries, hotel bookings, air tickets and travel insurance; book appointments, guide employees through biometrics and interviews, and track outcomes at embassies, consulates or visa application centres.

   • Thực hiện thủ tục đề nghị cấp, gia hạn thẻ đi lại doanh nhân APEC (ABTC) cho cán bộ quản lý đủ điều kiện; theo dõi hiệu lực và danh sách nền kinh tế thành viên đã chấp thuận.

   Process applications and renewals for APEC Business Travel Cards (ABTC) for eligible managers; monitor validity and the list of approving member economies.

   • Hướng dẫn người lao động về quy định nhập cảnh của nước đến, yêu cầu tiêm chủng, khai báo hải quan, giới hạn ngoại tệ và quy trình xử lý sự cố (mất hộ chiếu, lỡ chuyến, kéo dài thời gian công tác) khi đang ở nước ngoài.

   Brief employees on destination-country entry rules, vaccination requirements, customs declarations, foreign-currency limits and incident procedures (lost passport, missed flight, extended assignment) while abroad.

   • Theo dõi thời hạn hộ chiếu và thị thực của nhóm nhân sự thường xuyên đi nước ngoài (phi công, tiếp viên, kỹ thuật, quản lý) để bảo đảm luôn đáp ứng yêu cầu hiệu lực tối thiểu 06 tháng của các quốc gia đến.

   Track passport and visa validity for frequent travellers (pilots, cabin crew, engineers and managers) to ensure the minimum six-month validity required by destination countries is always met.

   1. Quản lý dữ liệu, cảnh báo thời hạn và báo cáo tuân thủ
   2. Data Management, Expiry Alerts and Compliance Reporting
   • Xây dựng và duy trì cơ sở dữ liệu người nước ngoài và hồ sơ xuất nhập cảnh trên hệ thống dữ liệu nhân sự (HR Master Data): thông tin nhân thân, hộ chiếu, thị thực, thẻ tạm trú, giấy phép lao động, giấy phép chuyên môn, địa chỉ cư trú, thân nhân đi cùng.

   Build and maintain the foreign national and immigration database within HR Master Data: personal details, passport, visa, temporary residence card, work permit, professional licences, residential address and accompanying dependants.

   • Vận hành cơ chế cảnh báo trước hạn theo các mốc 120 – 90 – 60 – 30 ngày cho từng loại giấy tờ; gửi thông báo cho người lao động, đơn vị sử dụng và Trưởng phòng Hành chính theo lịch cố định hằng tuần.

   Operate an expiry alert mechanism at 120 – 90 – 60 – 30 days for each document type; issue notifications to employees, user departments and the Head of Administration on a fixed weekly schedule.

   • Lập báo cáo định kỳ hằng tháng và hằng quý về số lượng người nước ngoài theo quốc tịch, chức danh, loại giấy tờ, tiến độ hồ sơ, chi phí phát sinh và các rủi ro tuân thủ; cung cấp số liệu cho báo cáo nhân sự tổng hợp của Ban Tổ chức Hành chính.

   Prepare monthly and quarterly reports on foreign headcount by nationality, position and document type, application progress, costs incurred and compliance risks; provide data for the consolidated HR reporting of the Organization & Administration Department.

   • Quản lý, lưu trữ hồ sơ gốc và bản điện tử theo quy định lưu trữ của Công ty; bảo mật dữ liệu cá nhân theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân và quy định nội bộ.

   Manage and archive original and electronic records under the company retention policy; protect personal data in accordance with Decree 13/2023/ND-CP on personal data protection and internal rules.

   • Chuẩn bị và cung cấp hồ sơ phục vụ thanh tra, kiểm tra của cơ quan quản lý lao động, cơ quan công an, Cục Hàng không Việt Nam, kiểm toán nội bộ và các đợt đánh giá tuân thủ của Công ty.

   Prepare and provide documentation for inspections by labour authorities, the police, the Civil Aviation Authority of Vietnam, internal audit and the company’s compliance reviews.

   1. Quản lý nhà cung cấp dịch vụ, chi phí và thanh toán
   2. Service Provider, Cost and Payment Management
   • Tìm kiếm, đánh giá và đề xuất nhà cung cấp dịch vụ tư vấn di trú, dịch thuật công chứng, hợp pháp hoá lãnh sự và dịch vụ visa; theo dõi chất lượng, thời gian cam kết (SLA) và mức độ tuân thủ hợp đồng.

   Source, evaluate and recommend immigration consultancy, notarised translation, consular legalisation and visa service providers; monitor quality, agreed service levels (SLA) and contract compliance.

   • Lập dự toán chi phí hằng năm cho công tác giấy phép lao động, thị thực, thẻ tạm trú và công tác nước ngoài; theo dõi chi phí thực tế so với dự toán và giải trình chênh lệch.

   Prepare the annual budget for work permit, visa, residence card and overseas travel formalities; track actual versus budgeted spending and explain variances.

   • Thực hiện tạm ứng, hoàn ứng, kiểm soát và hoàn thiện chứng từ thanh toán lệ phí nhà nước và phí dịch vụ theo đúng quy chế tài chính và quy trình của Ban Tài chính – Kế toán.

   Process advances and settlements, control and complete payment documents for state fees and service charges in accordance with the financial regulations and the Finance & Accounting Department’s procedures.

   1. Hỗ trợ và dịch vụ cho người lao động nước ngoài
   2. Support and Services for Foreign Employees
   • Là đầu mối hướng dẫn nhân sự nước ngoài mới về thủ tục nhập cảnh, đăng ký tạm trú, đăng ký mã số thuế cá nhân, mở tài khoản ngân hàng, đăng ký người phụ thuộc và thủ tục cho thân nhân đi cùng.

   Act as the focal point guiding new foreign hires on entry formalities, residence registration, personal tax code registration, bank account opening, dependant registration and formalities for accompanying family members.

   • Phối hợp với Bộ phận Tiền lương – Phúc lợi (C&B) và Bộ phận Tuyển dụng để bảo đảm ngày bắt đầu làm việc, hợp đồng lao động, bảo hiểm và chính sách dành cho người nước ngoài khớp với thời hạn giấy phép lao động và thẻ tạm trú.

   Coordinate with Compensation & Benefits and Recruitment to ensure start dates, labour contracts, insurance and expatriate policies are aligned with work permit and residence card validity.

   • Hỗ trợ thu xếp nơi ở, phương tiện đi lại, đón tiễn sân bay và các dịch vụ hành chính khác cho nhân sự nước ngoài theo chính sách của Công ty.

   Support accommodation, transportation, airport pick-up and other administrative services for foreign personnel in line with company policy.

   • Tiếp nhận, ghi nhận và xử lý yêu cầu của người lao động nước ngoài qua kênh hỗ trợ nhân sự (HR Helpdesk) theo mức dịch vụ đã cam kết; phản hồi bằng tiếng Anh rõ ràng, chuyên nghiệp.

   Receive, log and resolve foreign employees’ requests through the HR Helpdesk within the committed service levels, responding in clear and professional English.

   1. Tuân thủ, chuẩn hoá quy trình và các nhiệm vụ khác
   2. Compliance, Process Standardisation and Other Duties
   • Rà soát, cập nhật quy trình, biểu mẫu, danh mục hồ sơ (checklist) và hướng dẫn nội bộ ngay khi có thay đổi về pháp luật lao động, xuất nhập cảnh hoặc quy định của Cục Hàng không Việt Nam; trình Trưởng phòng Hành chính ban hành trong hệ thống tài liệu kiểm soát.

   Review and update processes, forms, document checklists and internal guidance whenever labour, immigration or CAAV regulations change; submit them to the Head of Administration for issuance in the controlled document system.

   • Nhận diện và cảnh báo sớm các rủi ro tuân thủ (bố trí công việc khi chưa có giấy phép lao động, quá hạn tạm trú, sai ký hiệu thị thực, chậm khai báo tạm trú); đề xuất biện pháp khắc phục và theo dõi đến khi đóng rủi ro.

   Identify and escalate compliance risks (assigning work before a permit is granted, overstays, incorrect visa symbols, late residence declaration); propose corrective actions and follow through until closure.

   • Tham gia các dự án cải tiến của Ban Tổ chức Hành chính: số hoá hồ sơ, tự động hoá cảnh báo hạn, chuẩn hoá dữ liệu nhân sự nước ngoài trên hệ thống quản trị nhân sự.

   Participate in improvement projects of the Organization & Administration Department: document digitalisation, automated expiry alerts and standardisation of foreign employee data in the HR system.

   • Thực hiện các nhiệm vụ hành chính khác theo phân công của Trưởng phòng Hành chính và lãnh đạo Ban Tổ chức Hành chính.

   Perform other administrative duties as assigned by the Head of Administration and the leadership of the Organization & Administration Department.

Phẩm chất cá nhân

• • Tỉ mỉ, chính xác tuyệt đối với thông tin nhân thân, số hộ chiếu, ngày tháng và thời hạn giấy tờ; hiểu rằng một sai sót nhỏ có thể làm hỏng cả bộ hồ sơ và ảnh hưởng lịch khai thác.

Meticulous and absolutely accurate with personal data, passport numbers, dates and document validity; understands that a small error can invalidate an entire file and disrupt the flight schedule.

• Chủ động, có ý thức về thời hạn; luôn làm việc theo tiến độ ngược từ ngày cần có kết quả, không để hồ sơ đến hạn mới xử lý.

Proactive and deadline-driven; always works backwards from the date the result is required rather than reacting at the last minute.

• Chính trực, tuân thủ pháp luật và quy định nội bộ; tuyệt đối bảo mật thông tin cá nhân và giấy tờ tuỳ thân của người lao động.

Honest and compliant with the law and internal regulations; strictly protects employees’ personal data and identity documents.

• Kiên nhẫn, lịch thiệp và chuyên nghiệp khi làm việc với cơ quan nhà nước cũng như với người nước ngoài đến từ nhiều nền văn hoá khác nhau.

Patient, courteous and professional when dealing with government agencies and with foreign nationals from diverse cultures.

• Bình tĩnh và linh hoạt xử lý tình huống gấp, phát sinh ngoài giờ hoặc vào cuối tuần theo yêu cầu khai thác của hãng hàng không.

Calm and flexible in handling urgent cases, including outside office hours or at weekends as required by airline operations.

• Tinh thần phục vụ nội bộ, cầu thị học hỏi và liên tục cập nhật thay đổi của pháp luật.

Service-oriented, willing to learn and continuously updates knowledge of legal changes.

Kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm

Trình độ và kinh nghiệm

Qualifications and Experience

Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên (ưu tiên Đại học) các chuyên ngành Luật, Quản trị nhân lực, Quản trị kinh doanh, Hành chính, Ngôn ngữ Anh hoặc tương đương.

College degree or above (bachelor’s degree preferred) in Law, Human Resource Management, Business Administration, Public Administration, English or equivalent.

Tối thiểu 02 – 03 năm kinh nghiệm trực tiếp thực hiện thủ tục giấy phép lao động, thị thực, thẻ tạm trú cho người nước ngoài tại doanh nghiệp có sử dụng lao động nước ngoài hoặc tại đơn vị tư vấn dịch vụ di trú; ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong ngành hàng không, vận tải hoặc doanh nghiệp FDI.

Minimum 02 – 03 years of hands-on experience in work permit, visa and temporary residence card procedures at companies employing foreign nationals or at immigration service firms; aviation, transportation or FDI experience preferred.

Đã trực tiếp hoàn tất ít nhất 20 bộ hồ sơ giấy phép lao động và thẻ tạm trú, bao gồm cả hồ sơ gia hạn và cấp lại; có kinh nghiệm làm việc trực tiếp với cơ quan quản lý lao động và cơ quan quản lý xuất nhập cảnh.

Has personally completed at least 20 work permit and temporary residence card files, including extensions and re-issuances, with direct working experience with labour and immigration authorities.

Kiến thức chuyên môn

Professional Knowledge

Bộ luật Lao động 2019 (các quy định về lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam) và Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

The 2019 Labour Code (provisions on foreign employees working in Vietnam) and Decree 219/2025/ND-CP on foreign employees working in Vietnam.

Pháp luật về nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam, bao gồm Luật số 118/2025/QH15 có hiệu lực từ 01/7/2026; hệ thống ký hiệu thị thực, điều kiện và thời hạn thẻ tạm trú.

Immigration law on entry, exit, transit and residence of foreigners in Vietnam, including Law No. 118/2025/QH15 effective 01 July 2026; visa symbols, conditions and temporary residence card validity.

Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam và quy định về thẻ đi lại doanh nhân APEC (ABTC); quy định về hợp pháp hoá lãnh sự, chứng nhận lãnh sự.

The Law on Exit and Entry of Vietnamese Citizens and regulations on the APEC Business Travel Card (ABTC); consular legalisation and certification rules.

Hiểu biết cơ bản về quy định đối với nhân viên hàng không, giấy phép và năng định do Cục Hàng không Việt Nam cấp, quy định về an ninh hàng không và thẻ kiểm soát an ninh.

Working knowledge of aviation personnel regulations, licences and ratings issued by the Civil Aviation Authority of Vietnam, aviation security rules and security control cards.

Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động và lĩnh vực xuất nhập cảnh; Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Administrative sanctions in the labour and immigration fields; Decree 13/2023/ND-CP on personal data protection.

Kỹ năng

Skills

Tiếng Anh giao tiếp và làm việc tốt (tối thiểu tương đương TOEIC 600 hoặc B1 khung châu Âu): đọc hiểu hồ sơ, soạn thư và trao đổi trực tiếp với phi công, tiếp viên và chuyên gia nước ngoài.

Good working English (minimum equivalent to TOEIC 600 or CEFR B1): reading documents, drafting correspondence and communicating directly with foreign pilots, cabin crew and experts.

Thành thạo tin học văn phòng, đặc biệt là Excel/Google Sheets để quản lý danh mục hồ sơ và cảnh báo hạn; sử dụng thành thạo Cổng dịch vụ công quốc gia, hệ thống khai báo tạm trú trực tuyến và cổng thị thực điện tử.

Proficient in office software, particularly Excel/Google Sheets for case tracking and expiry alerts; skilled in using the National Public Service Portal, the online residence declaration system and the e-visa portal.

Kỹ năng lập kế hoạch và kiểm soát nhiều hồ sơ song song với các mốc thời hạn khác nhau; kỹ năng theo dõi, đối chiếu và phát hiện sai lệch dữ liệu.

Planning and tracking skills for multiple parallel cases with different deadlines; ability to monitor, reconcile and detect data discrepancies.

Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính song ngữ Việt – Anh; kỹ năng giao tiếp, thuyết phục và xử lý tình huống với cơ quan quản lý nhà nước và nhà cung cấp dịch vụ.

Bilingual Vietnamese – English administrative drafting; communication, persuasion and situation-handling skills with government authorities and service providers.

Sẵn sàng đi công tác tại Hà Nội, Đà Nẵng và các cơ quan quản lý nhà nước khi có yêu cầu; có thể xử lý công việc gấp ngoài giờ hành chính.

Willing to travel to Hanoi, Da Nang and government offices as required; able to handle urgent matters outside normal working hours.