Vị trí công tác : Chuyên viên hành chính và Quản lý đào tạo

Báo cáo: Trưởng phòng Khai thác dịch vụ 

Tóm tắt vị trí:

Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng Tiêu chuẩn Khai thác về:

• Quản lý toàn diện các hoạt động hành chính, văn thư, quản lý tài liệu, công tác tổ chức và điều phối hành chính của Ban Khai thác Mặt đất nhằm bảo đảm mọi hoạt động được thực hiện đúng quy định của Công ty, yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước và các tiêu chuẩn hàng không hiện hành
• Xây dựng, quản lý và theo dõi toàn bộ chương trình, kế hoạch, giáo viên, hạn và hồ sơ đào tạo, giáo án, giáo trình
• Kiểm soát và chuẩn bị tài liệu đào tạo, hồ sơ năng lực nhân viên
• Theo dõi và lưu giữ các hồ sơ, bằng chứng KPI của Ban
• Thực hiện các công việc hỗ trợ khác theo phân công từ quản lý trực tiếp

Trách nhiệm và nhiệm vụ:

1. Công tác hành chính và quản lý tài liệu

• Tiếp nhận, đăng ký, phân phối và lưu trữ toàn bộ văn bản đến, văn bản đi của Ban
• Theo dõi số văn bản, tình trạng xử lý và thời hạn phản hồi.
• Quản lý hệ thống lưu trữ hồ sơ bản giấy và bản điện tử
• Quản lý danh mục tài liệu, hồ sơ hiệu lực
• Kiểm soát việc soạn thảo văn bản hành chính, sử dụng mẫu đúng phiên bản
• Đảm bảo bảo mật các hồ sơ và tài liệu thuộc Ban
• Lập danh mục lưu trữ và tiêu hủy hồ sơ theo quy định

1. Công tác tổ chức

• Tham gia tổ chức, chuẩn bị, thông báo tham dự các cuộc họp, hội thảo của Ban
• Ghi biên bản họp và theo dõi việc thực hiện các nội dung sau cuộc họp
• Theo dõi biến động nhân sự
• Theo dõi danh sách ủy quyền

1. Công tác văn thư và công văn

• Soạn thảo công văn, thông báo, quyết định, báo cáo, tờ trình và các văn bản hành chính của Ban.
• Kiểm tra hình thức và nội dung văn bản trước khi trình ký
• Theo dõi quá trình phê duyệt văn bản
• Theo dõi việc phát hành văn bản đến các đơn vị.
• Kiểm tra tính đầy đủ và lưu trữ hồ sơ đã ban hành, quản lý hồ sơ hành chính của Ban
• Thực hiện số hóa hồ sơ khi cần thiết.

1. Điều phối hành chính

• Quản lý văn phòng phẩm, đăng ký, cấp phát đồng phục, quản lý trang thiết bị văn phòng
• Theo dõi cấp phát tài sản, quản lý phương tiện làm Việc
• Thực hiện các thủ tục mua sắm hành chính, thủ tục thanh toán.
• Theo dõi ngân sách hành chính

1. Công tác công tác phí và hậu cần

• Theo dõi các thủ tục công tác ( vé máy bay, nơi lưu trú, Phương tiện…)
• Chuẩn bị hồ sơ thanh toán cho lãnh đạo từ cấp Lãnh đạo Ban
• Theo dõi chi phí công tác

1. Công tác quản lý, tổ chức đào tạo

• Xây dựng và quản lý kế hoạch đào tạo hằng năm của Ban
• Theo dõi và điều phối công tác đào tạo định kỳ.
• Theo dõi việc thực hiện các chương trình đào tạo bắt buộc theo quy định của Công ty và nhà chức trách hàng không
• Quản lý và điều phối lịch đào tạo
• Quản lý, cập nhật và lưu giữ hồ sơ đào tạo
• Quản lý, cập nhật và lưu giữ hồ sơ năng lực của nhân viên của Ban
• Quản lý, cập nhật và lưu giữ chứng chỉ, chứng nhận đào tạo của nhân viên.
• Theo dõi thời hạn hiệu lực của các giấy phép, chứng chỉ, chứng nhận và năng định theo quy định
• Quản lý, cập nhật và duy trì cơ sở dữ liệu đào tạo của Ban

1. Tài liệu đào tạo

• Quản lý, cập nhật và duy trì tài liệu GOTP
• Quản lý giáo án bài giảng
• Quản lý bài kiểm tra, ngân hàng câu hỏi
• Quản lý, cập nhật và lưu giữ hồ sơ tham dự đào tạo
• Lập và quản lý hế hoạch đào tạo, bằng chứng đào tạo
• Quản lý, theo dõi hồ sơ giáo viên
• Quản lý các tài liệu đào tạo của Ban

1. Quản lý tuân thủ quy định

• Theo dõi việc tuân thủ các yêu cầu về đào tạo
• Theo dõi việc tuân thủ các yêu cầu về năng lực nhân viên
• Theo dõi, cập nhật các thay đổi, bổ sung trong quy định của cơ quan quản lý
• Đảm bảo việc tuân thủ các quy định, yêu cầu liên quan đến công tác đào tạo

1. Hỗ trợ tiếp đoàn đánh giá và quản lý điểm không phù hợp liên quan đào tạo

• Quản lý và cập nhật cơ sở dữ liệu các điểm không phù hợp (findings) từ các cuộc đánh giá và kiểm tra
• Theo dõi việc triển khai và hoàn thành các hành động khắc phục, phòng ngừa (CAPA), bảo đảm đúng thời hạn và hiệu quả. Phân tích xu hướng thực hiện các chỉ số KPI
• Xây dựng và cập nhật bảng dõi KPI
• Đề xuất các biện pháp cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động
• Theo dõi việc thực hiện các chỉ tiêu hiệu quả hoạt động
• Điều phối các cuộc kiểm tra nội bộ và các cuộc đánh giá bên ngoài
• Lập báo cáo theo dõi kiểm tra v&