Vị trí công tác : Licensing Executive

Báo cáo: Admin & Licensing Manager

Tóm tắt vị trí:

Licensing Executive trực thuộc bộ phận Admin & Licensing, chịu trách nhiệm theo

dõi, cập nhật, lưu trữ và hỗ trợ xử lý hồ sơ giấy phép, chứng chỉ, năng định, phê

chuẩn và các hồ sơ bắt buộc liên quan đến điều kiện khai thác của tổ bay.

Trách nhiệm và nhiệm vụ:

• Theo dõi hiệu lực giấy phép, chứng chỉ y tế, năng định, phê chuẩn và các hồ sơ bắt buộc liên quan đến người lái.
• Cập nhật dữ liệu licensing của tổ bay trên hệ thống hoặc danh sách theo dõi được phê duyệt.
• Thiết lập và duy trì danh sách cảnh báo các hồ sơ sắp hết hạn; thông báo kịp thời cho các đơn vị liên quan để có kế hoạch xử lý.
• Chuẩn bị, kiểm tra, nộp và theo dõi hồ sơ cấp mới, gia hạn hoặc cập nhật giấy phép/chứng chỉ với CAAV hoặc cơ quan liên quan theo phân công.
• Phối hợp với Flight Crew Training, Crew Planning, Crew Control và các đơn vị liên quan để đảm bảo hồ sơ licensing phù hợp với kế hoạch khai thác, huấn luyện và kiểm tra.
• Lưu trữ hồ sơ licensing đầy đủ, bảo mật, có khả năng truy xuất và đáp ứng yêu cầu kiểm tra nội bộ hoặc thanh tra của nhà chức trách.
• Cung cấp báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về tình trạng giấy phép, chứng chỉ, năng định và các hồ sơ liên quan của tổ bay.
• Thực hiện nguyên tắc định biên: 01 Licensing Executive phụ trách tham khảo tối đa 100 phi công/tiếp viên tại 01 base, tùy theo quy mô khai thác, số lượng hồ sơ và mức độ phức tạp nghiệp vụ.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Admin & Licensing Manager hoặc lãnh đạo Ban Khai thác bay.

Phẩm chất cá nhân

• Cẩn trọng, chính xác và chú trọng chi tiết.
• Có ý thức tuân thủ cao và bảo mật thông tin hồ sơ.
• Có khả năng theo dõi thời hạn, cảnh báo rủi ro và xử lý hồ sơ đúng hạn.
• Có khả năng phối hợp tốt với nhiều đầu mối nội bộ và bên ngoài.

Kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm:

• Có kinh nghiệm trong lĩnh vực licensing, hành chính hàng không, quản lý hồ sơ, khai thác bay hoặc công việc tương đương là lợi thế.
• Có hiểu biết về giấy phép, chứng chỉ, năng định, kiểm tra và các yêu cầu hồ sơ liên quan đến tổ bay.
• Có khả năng quản lý dữ liệu, sử dụng công cụ văn phòng và lập báo cáo.
• Có khả năng đọc hiểu tài liệu, quy định và hướng dẫn nghiệp vụ liên quan.