Vị trí công tác: Chuyên viên Tổ chức Sự kiện – Event Operation Executive

Ban: Truyền thông thương hiệu

Báo cáo: Trưởng phòng Tiếp thị Truyền thông

Tóm tắt vị trí

Event Operation Executive chịu trách nhiệm lập kế hoạch vận hành và triển khai các sự kiện truyền thông - tiếp thị của VU. Vị trí này đảm bảo sự kiện đúng mục tiêu, đúng tiêu chuẩn thương hiệu, đúng ngân sách, đúng quy trình, an toàn và tạo đủ tư liệu truyền thông trước - trong - sau sự kiện.

Trách nhiệm và nhiệm vụ

1. Lập kế hoạch sự kiện

• Tiếp nhận brief, đề xuất format/concept, xây dựng timeline, checklist, ngân sách, sơ đồ vận hành và phân công nhân sự cho từng sự kiện.
• Làm rõ mục tiêu, đối tượng tham dự, thông điệp, quy mô, tiêu chuẩn thương hiệu, và rủi ro vận hành.
• Chuẩn bị proposal, rundown, kịch bản, sơ đồ mặt bằng, danh sách khách mời, kế hoạch media/photo/video và phương án dự phòng.

1. Triển khai vận hành hiện trường

• Điều phối agency, nhà cung cấp, địa điểm, thiết bị, nhân sự, MC, lễ tân, media, bảo vệ, hậu cần, quà tặng và các bên liên quan.
• Giám sát thiết kế/thi công backdrop, POSM, booth, sân khấu, âm thanh ánh sáng, check-in, photo/video, vật phẩm thương hiệu.
• Tổ chức tổng duyệt, kiểm tra hiện trường, chạy chương trình và xử lý phát sinh tại sự kiện.

1. Sự kiện thương hiệu, thương mại và nội bộ

• Triển khai họp báo, lễ công bố/khai trương đường bay, sự kiện hợp tác, activation tại sân bay/điểm bán, hội chợ du lịch, roadshow, booth, sự kiện nội bộ và employer branding.
• Phối hợp với Commercial/Sales/PR/Digital để đảm bảo sự kiện hỗ trợ mục tiêu bán hàng, truyền thông và quan hệ đối tác.
• Làm việc với sân bay, địa phương, đối tác du lịch, cơ quan liên quan trong phạm vi được phân công.

1. Nghiệm thu và báo cáo

• Tổng hợp chi phí, hồ sơ nghiệm thu, hình ảnh, video, danh sách tham dự, media output và báo cáo kết quả sau sự kiện.
• Đánh giá chất lượng nhà cung cấp, rút kinh nghiệm vận hành và đề xuất cải tiến quy trình tổ chức.

Phẩm chất cá nhân

• Chủ động, có tinh thần trách nhiệm cao, bảo mật thông tin và phát ngôn đúng thẩm quyền.
• Tư duy dịch vụ và khách hàng làm trung tâm; hiểu tính nhạy cảm của ngành hàng không.
• Làm việc được trong môi trường tốc độ cao, nhiều deadline, nhiều bên liên quan.
• Cẩn trọng về số liệu, câu chữ, điều kiện khuyến mại, lịch bay và các thông tin vận hành.
• Có khả năng phối hợp đa văn hóa, giao tiếp chuyên nghiệp với đối tác trong nước và quốc tế.
• Rất kỷ luật với checklist, cẩn thận về chi tiết vận hành, phản ứng nhanh và bình tĩnh khi xử lý hiện trường.

Kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm

Học vấn / Education

• Đại học trở lên; ưu tiên Marketing, Truyền thông, Event Management, Du lịch - Hàng không, Quản trị kinh doanh hoặc ngành liên quan.

Kinh nghiệm / Experience

• Tối thiểu 2-3 năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện, activation, corporate event, trade event, launch event hoặc hospitality event.
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm sự kiện tại sân bay, du lịch, hàng không, dịch vụ, MICE hoặc làm việc với đối tác quốc tế.

Kiến thức và kỹ năng / Knowledge & Skills

• Có khả năng lập checklist, timeline, ngân sách, quản lý vendor, kiểm soát thi công và xử lý tình huống hiện trường.
• Hiểu quy chuẩn nhận diện thương hiệu, lễ tân/protocol, an toàn sự kiện, photo/video production và nghiệm thu nhà cung cấp.
• Tiếng Anh giao tiếp cơ bản đến khá; có thể làm việc với khách mời/đối tác quốc tế trong sự kiện.
• Sẵn sàng làm việc ngoài giờ, đi công tác, làm việc tại sân bay/địa phương khi có yêu cầu