Vị trí công tác: Chuyên viên Kế toán phải trả –  Accounts Payable Executive

Phòng ban: Ban Tài chính kế toán –   Finance and Accounting Department

Địa điểm : 172 Ngọc Khánh, Phường Giảng Võ, Hà Nội

Báo cáo: Trưởng/Phó phòng Kế toán tổng hợp – GM/Deputy GM Accounting General

Tóm tắt vị trí

Kiểm tra kiểm soát và xác nhận tính đầy đủ, hợp lệ và hợp pháp đúng thẩm quyền của hồ sơ thanh toán trước khi thực hiện chi tiêu.

To advise and assist the General Accounting Manager for all of the accounting (Financial accounting and Management accounting); expenses of settlement.

Trách nhiệm và nhiệm vụ

Quản lý công nợ phải trả và quan hệ nhà cung cấp

Accounts Payable Management & Supplier Relations

• Tiếp nhận hồ sơ chứng từ từ các phòng ban, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của hóa đơn theo quy định của thuế, pháp luật và chứng từ thanh toán theo quy định nội bộ của Công ty và quy định về thuế, pháp luật hiện hành.

Receive and review supporting documents from departments, ensuring invoices and payment documents comply with tax regulations, applicable laws, and the Company’s internal policies

Thực hiện và theo dõi thanh toán

Payment Processing & Tracking

• Theo dõi tiến độ thanh toán cho các nhà cung cấp, đảm bảo thanh toán đúng hạn các khoản công nợ theo điều khoản hợp đồng.

Monitor the progress of payments to suppliers, ensuring timely settlement of outstanding payables

• Thường xuyên liên hệ, trao đổi với nhà cung cấp để xử lý các chênh lệch, vướng mắc phát sinh, đảm bảo quá trình thanh toán diễn ra thông suốt.

Regularly communicate with suppliers to resolve any discrepancies and ensure smooth payment flows.

• Đối chiếu số dư công nợ phải trả với các phòng ban liên quan, nhà cung cấp trong nước, nước ngoài nhằm đảm bảo số liệu thống nhất trên toàn hệ thống kế toán.

Reconcile accounts payable balances with relevant departments to ensure consistency across financial records.

Hoạch toán và báo cáo

• Hoạch toán chứng từ vào hệ thống kế toán chính xác khi phát sinh

Recognize accurately the documents to accounting system

• Phân tích số dư công nợ trên sổ sách kế toán hàng tháng, đối chiếu để tìm ra lý do chênh lệch và xử lý kịp thời.

         Monthly review and reconciliation of AP balances; identify discrepancies and ensure timely resolution

• Lập các báo cáo tuổi nợ hàng tháng

Prepare the ageing report monthly

Sắp xếp và lưu trữ chứng từ:

Organize and archival document

• Phân loại sắp xếp và lưu trữ hồ sơ đầy đủ theo quy định nội bộ của công ty.

Maintain and file records in compliance with internal regulations.

• Thực hiện các công việc liên quan khác do quản lý trực tiếp và Ban Giám đốc yêu cầu.

Other responsibilities as assigned by direct management and the Board of Directors.Kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm

Phẩm chất cá nhân

• Phẩm chất trung thực, chính trực trong công việc.

Honesty and Integrity in the workplace.

• Kỹ năng giao tiếp và lắng nghe

Communication and listening abilities

• Có tinh thần trách nhiệm với công việc.

Take responsibility for your work.

• Có khả năng làm việc độc lập, quản lý hồ sơ chứng từ.

The capacity to maintain records and documents independently.

Khả năng thích ứng với mọi tình huống, áp lực trong công việc.

Ability to adapt to all work situations and pressures.

• Có tính kỷ luật, thái độ nghiêm túc và đúng mực.

Have self-control, a proper attitude, and a serious demeanor.

Trình độ và kinh nghiệm

• Tốt nghiệp Đại học, chuyên ngành Tài chính kế toán.

Graduated from university with a major in Finance – Accounting

• Ngoại ngữ: kỹ năng nghe, nói, đọc hiểu và viết, tiếng Anh

Foreign language: fluent in listening, speaking, reading and writing English