Vị trí công tác : Chuyên viên Điều phối Logistics

Báo cáo: Trưởng/Phó phòng Hàng Hóa

Tóm tắt vị trí:

Nhận các yêu cầu vận chuyển vật tư, hàng hoá phục vụ bảo trì, sửa chữa tàu bay từ các đơn vị liên quan trong công ty. Điều phối và giám sát các hoạt động vận chuyển giữa nhà cung cấp vật tư và các đơn vị dịch vụ vận chuyển hàng hoá, nhằm đáp ứng các kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa của công ty.

Trách nhiệm và nhiệm vụ:

Điều phối Vận tải & Giao nhận:

• Lên kế hoạch và theo dõi quá trình vận chuyển phụ tùng, vật tư máy bay từ các nhà cung cấp đến kho kỹ thuật của Vietravel Airlines hoặc đến kho các đơn vị phục vụ kỹ thuật.
• Thủ tục Hải quan & Chứng từ chuyên ngành: Phối hợp với đại lý thông quan/hải quan cửa khẩu để giải phóng nhanh chóng các lô hàng phụ tùng chuyên dụng. Kiểm tra và quản lý chặt chẽ các chứng từ kỹ thuật hàng không.
• Xử lý tình huống khẩn cấp: Trực tiếp tiếp nhận và điều phối các lô hàng AOG 24/7. Tìm kiếm các tuyến vận chuyển nhanh nhất để đưa linh kiện thay thế về kịp thời, đảm bảo máy bay sớm khai thác trở lại.

Quản trị:

• Chứng từ-hoá đơn & Thanh toán: Tiếp nhận hóa đơn, kiểm tra tính đối ứng của các dịch vụ logistics đã sử dụng; thực hiện lập đề nghị thanh toán (Payment Request) cho nhà cung cấp và theo dõi tiến độ giải ngân để đảm bảo dòng chảy dịch vụ không bị gián đoạn.
• Thực hiện các công việc liên quan khác do quản lý trực tiếp giao.
• Quản lý Hồ sơ & Lưu trữ khoa học: Xây dựng và duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ (cả bản cứng và bản mềm) một cách khoa học, ngăn nắp. Đảm bảo mọi chứng từ vận chuyển, chứng chỉ kỹ thuật, và hồ sơ hải quan luôn sẵn sàng để truy xuất nhanh chóng khi có yêu cầu kiểm toán hoặc kiểm tra kỹ thuật.

Phẩm chất cá nhân

• Kỹ năng giao tiếp, đàm phán, thuyết phục.
• Tinh thần trách nhiệm cao, đáng tin cậy, có tính quyết đoán.
• Khả năng làm việc độc lập, quản lý thời gian hiệu quả.
• Bình tĩnh trước các áp lực công việc.
• Có tính kỷ luật, thái độ nghiêm túc và đúng mực.
• Kỹ năng hoạch định, triển khai, kiểm soát và báo cáo công việc.

Kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm:

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Logistics, Quản lý Chuỗi cung ứng, Ngoại thương hoặc tương đương.
• Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hoặc logistics hàng không
• Có bằng cấp hoặc tương đương về nghiệp vụ xuất nhập khẩu.
• Ngoại ngữ: lưu loát kỹ năng nghe, nói, đọc hiểu và viết, tiếng Anh.
• Có kỹ năng sắp xếp hồ sơ, quản lý dữ liệu khoa học và tỉ mỉ trong việc kiểm tra số liệu tài chính/hóa đơn.
• Thành thạo MS Office (đặc biệt là Excel để quản lý tiến độ thanh toán và theo dõi hồ sơ).